Das Obligationenrecht schreibt eine Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen von zehn Jahren vor. Während die Mehrheit der KMU ihre Unterlagen noch immer in analoger Form – in Papierform – aufbewahrt, gewinnt die elektronische Aufbewahrung im Zeitalter der Digitalisierung rasant an Bedeutung. Kennen Sie die Anforderungen einer rechtskonformen Archivierung von Geschäftsunterlagen?
Sie wissen nicht genau, wie die gesetzlichen Bestimmungen lauten? Welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen und was Sie dabei gewährleisten sollten? Dann hilft Ihnen diese kompakte Zusammenfassung.
Welche Geschäftsunterlagen müssen aufbewahrt werden?
Diese Unterlagen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Sie der Beweispflicht für Geschäftsvorfälle Folge leisten können:
- Jahresrechnung: Bilanz, Erfolgsrechnung inklusive Anhang
- Revisionsbericht
- Geschäftsbücher: Buchhaltung, dazu zählen Hauptbuch, Kontenaufstellung, Journal und die Hilfsbücher Debitoren, Kreditoren, Lohn sowie Warenbestand
- Buchungsbelege
- Korrespondenz
- Dokumente mit rechtsverbindlicher Wirkung: Verträge, GV-Protokolle, Lohnausweise, Steuererklärungen etc.
In welcher Form müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
In schriftlicher Form und unterzeichnet sind aufzubewahren:
- die Jahresrechnung
- der Revisionsbericht
Elektronisch können archiviert werden:
- die Geschäftsbücher
- die Buchungsbelege
- die Korrespondenz
Wenn Sie diese Art von Geschäftsunterlagen elektronisch aufbewahren, müssen Sie dafür sorgen, dass sie jederzeit lesbar gemacht werden können.
Welche Anforderungen werden an die elektronische Aufbewahrung gestellt?
Integrität: Echtheit und Unverfälschbarkeit müssen gewährleistet sein
Sie müssen sicherstellen, dass die elektronischen Dokumente (Daten) so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht verändert werden können, ohne dass dies festgestellt werden kann.
Dokumentationsprinzip
Die Geschäftsvorfälle müssen eindeutig sowie systematisch geordnet und in Konten mit Hinweis auf den zugrunde liegenden Beleg verbucht werden. Damit soll sichergestellt werden, dass die Bücher für einen sachverständigen Dritten lesbar und verständlich sind.
Allgemeine Sorgfaltspflicht
Alle Daten müssen geordnet gelagert und bei der Lagerung vor möglichen schädigenden Einwirkungen geschützt werden.
Organisation der archivierten Daten
Die aktuellen Geschäftsunterlagen sind von den archivierten Daten getrennt aufzubewahren. Sie müssen gewährleisten, dass Berechtigte Personen innerhalb nützlicher Frist auf die archivierten Daten zugreifen können. Die Zugriffe müssen aufgezeichnet werden und diese Aufzeichnungen sind wie die Datenträger selbst aufzubewahren.
Verfügbarkeit und Leserlichkeit
Während der gesamten Aufbewahrungspflicht muss sichergestellt sein, dass berechtigte Personen das Archiv innerhalb einer angemessenen Zeit einsehen können. Zudem müssen die Inhalte des Archivs so reproduziert werden können, dass sie ohne Hilfsmittel lesbar sind.
Die ordnungsgemässe Datenverarbeitung unter Beachtung der Grundsätze
Hinsichtlich der ordnungsgemässen Datenverarbeitung verweist der Gesetzgeber auf anerkannte Fachempfehlungen und Regelwerke, wie die Publikationen der Treuhand-Kammer (EXPERTsuisse) sowie die ISO-Normen.
Welche Unterlagen sollten Sie länger aufbewahren?
Wie eingangs erwähnt, beträgt die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von Geschäftsunterlagen zehn Jahre. Allerdings empfehlen Experten, bestimmte Unterlagen durchaus länger zu erhalten. Denn in manchen Fällen können Sie auch nach 10 Jahren noch eine Beweispflicht haben. So werden beispielsweise für Versicherungspolicen, bei denen es um Haftpflicht geht, Aufbewahrungsfristen von bis zu 40 Jahren empfohlen. Unterlagen, die in Zusammenhang mit Grundstücken stehen, sollten ebenfalls mehrere Jahrzehnte lang aufbewahrt werden. Dokumente, die die Gesellschaft selbst betreffen, sollten am besten während des gesamten Bestehens der Gesellschaft erhalten werden. Hierzu zählen Gründungsdokumente, Jahresrechnungen, Revisonsstellenberichte und auch die GV- und VR-Sitzungsprotokolle. Für steuerrechtliche Dokumente lauten die Empfehlung 15 Jahre.
Elektronische Archivierung: Neue Herausforderungen für KMU durch wachsende Digitalisierung
Viele KMU verfahren mit Papierdokumenten nach wie vor analog: sie werden noch immer in Papierform aufbewahrt. Doch physische Archive sind teuer – insbesondere solche, die den oben genannten gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Da aufgrund der zunehmenden Flut an elektronischen Daten, beispielsweise E-Mail Verkehr, ohnehin eine elektronische Archivierungslösung implementiert werden muss, gehen immer mehr Unternehmen dazu über, haptische Dokumente zu digitalisieren und ebenfalls elektronisch zu archivieren. Der grosse Vorteil: Teure Unterhaltskosten für voluminöse, physische Archive entfallen.
Sichere, einfache und kostengünstige Lösungen für eine gesetzeskonforme elektronische Aufbewahrung von Dokumenten – ohne Investition
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Die Vorteile für Ihr Unternehmen
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- Höchste Sicherheit: Die archivierten Daten liegen in zwei geographisch getrennten Rechenzentren
- Gesetzeskonformität: Allen geschriebenen Objekten wird ein Verfallsdatum zugeordnet. Bis zu diesem Datum können die Daten nicht verändert, gelöscht oder ersetzt werden. Bei Verfall werden die Objekte gelöscht.
- Ihre sensiblen und wertvollen Daten stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.
- Der Speicherbedarf kann jederzeit und unbürokratisch erweitert werden.
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